ERP veikia. Bet svarbūs sprendimai vis dar priimami šalia jos.
Po ERP paleidimo dažnai atsiranda palengvėjimas: pagaliau viena sistema.
Sistema veikia. Vartotojai apmokyti. Duomenys suvesti. Ataskaitos atsidaro. Vadovai turi prieigą.
Tik po kurio laiko paaiškėja, kad viena sistema dar nereiškia vienos tikrovės.
Sistema yra viena.
Tikrovės versijų — kelios.
Tada vadovų susirinkime kalbama ne apie sprendimą, o apie tai, kuria tikrove tikėti.
Ar šis likutis tikrai prieinamas?
Ar ši data dar galioja?
Ar ši būsena yra faktas, ketinimas ar tik įrašas sistemoje?
Ar prioritetas pakeistas ERP, ar tik pokalbyje?
Čia ir pasimato tikroji ERP problema.
Ne tada, kai sistema neveikia.
O tada, kai ji veikia, bet vadovai vis tiek turi tikrinti tikrovę šalia jos.
ERP turėjo būti vieta, kurioje vadovai mato bendrą veiklos tikrovę.
Bet ERP nenusprendžia už vadovus, ką reiškia data, būsena, likutis, prioritetas ar teisė keisti planą.
ERP nesukuria veikimo logikos. ERP ją įtvirtina.
Kai šalia ERP atsiranda antra sistema
Antra sistema paprastai atsiranda ne todėl, kad kas nors jos norėjo, o todėl, kad reikėjo gelbėti darbą.
Planuotojas pasidaro savo Excel.
Sandėlis remiasi tuo, ką „reikia dar patikrinti“.
Pardavimai turi savo pažadų istoriją.
Gamyba turi realų planą, kuris ERP atsiranda vėliau.
Finansai dar kartą tikrina skaičius prieš jais patikėdami.
Iš pradžių tai atrodo praktiška.
Žmonės tiesiog bando kompensuoti tai, kuo sistemoje dar negalima pasitikėti.
Bet po kurio laiko įmonė turi ne vieną ERP, o kelias tikrovės versijas.
Oficialią — sistemoje.
Greitesnę — Excel.
„Tikresnę“ — konkretaus žmogaus galvoje.
Gyvesnę — susirašinėjime.
Pavėluotą — ataskaitoje.
Tada ERP vertė nyksta ne todėl, kad sistema neveikia.
Ji nyksta todėl, kad vadovų komanda nebeturi vienos tikrovės, kuria gali remtis.
Atsargos tampa ginču.
Savikaina — interpretacija.
Terminas — pažadu, kurio sistema dar nepatvirtina.
Būsena — įrašu, kurio prasmę žino tik keli žmonės.
Prioritetas — pokalbiu, kuris sistemoje atsiranda per vėlai.
Įmonė turi ERP.
Bet sprendimui vis tiek reikia Excel, skambučio, paaiškinimo arba žmogaus atminties.
ERP vertė atsiranda tada, kai sistema rodo tikrovę, kuria vadovai gali remtis, o ne versiją, kurią dar reikia patikrinti šalia sistemos.
Kaip ERP tampa sprendimų pagrindu
Kai vadovai nebegali remtis ERP, pirmas klausimas nėra „ką dar įdiegti?“
Pirmas klausimas kitas: kur šiandien vyksta tikrasis darbas, kurio ERP nebemato?
Pirmiausia ieškau vietų, kur sprendimai, duomenys ar pakeitimai jau išsikėlė už ERP ribų.
Aiškinuosi, kodėl svarbūs sprendimai, duomenys ar pakeitimai nėra sistemoje tada, kai jų reikia sprendimui.
Ar ERP duomenimis nepasitikima.
Ar sprendimas priimamas šalia ERP.
Ar atsakomybė už duomenis, prioritetus arba pakeitimus neaiški.
Ar sistema tik vėliau sutvarkoma pagal tai, kas jau nuspręsta kitur.
Tik tada aišku, ką iš tikrųjų reikia keisti.
Tai nėra ERP pageidavimų sąrašo ruošimas.
Jei reikia tik naujo lauko, ataskaitos, teisės ar integracijos, dažnai pakanka tiesiogiai dirbti su ERP tiekėju.
Mano darbas prasmingas tada, kai neaišku ne tik ką pakeisti sistemoje, bet ir kodėl svarbūs sprendimai bei duomenys išsikėlė šalia jos.
Po tokio darbo vadovų komanda turi ne ilgesnį ERP pakeitimų sąrašą.
Ji aiškiau supranta, kokį veikimą ERP turi palaikyti, kad vadovai galėtų remtis sistema, o ne tikrinti tikrovę šalia jos.
Tada su ERP tiekėju kalbama ne apie dar vieną norą sistemoje, o apie veikimą, kurį sistema turi įtvirtinti.
Tada pokalbis keičiasi.
Ne „ko dar trūksta ERP?“
O „kodėl tikras darbas vyksta šalia jos?“
Ne „kokį funkcionalumą užsakyti?“
O „ką turime sutarti, kad ERP vėl būtų vieta, kuria galima remtis?“